効率よく仕事をこなすために4つの必要なこと


9e78a28996f81959d3bb63126d735f02_m

こんにちは、ディレクターEriです。

仕事を効率よくこなすための時短術を身に付けるためには、何が必要でしょうか?
同じ時間働いても、働き方によって成果は大きく変わります。
有能な人、成果を上げている人の働き方に特徴を考えてみましょう。

仕事の優先順位

目の前に山積みになっている仕事を手あたり次第こなしていくという方法は、効率の良い方法ではありません。
仕事を内容によって重要度と緊急性で順位をつけて分別し、重要度の高いもの、緊急性の高いものから処理していくことが大切です。
この際に、自分でしっかりするべき作業を管理できるよう、具体的に何をするかということを時系列に分けて整理しておきます。

仕事をする時間帯を決める

人間の身体には、生理的なリズムがあります。
人間の身体には体内時計があり、それに沿って集中力が高まる時間、眠気におそわれる時間などが組み合わせられ、身体のリズムが決まります。

朝は、睡眠をとった後なので、脳内がすっきりと整理されている時間帯です。
睡眠は、体内の細胞を修復し、活性化させるのと同時に、脳内の昼間の記憶を整理した後、脳を休息させる働きをしているからです。
従って、仕事のアイデイアが浮かびやすく、効率よく仕事ができます。
仕事の割り振りを決める時に、アイデイアが必要な仕事は午前中に割り振っておくと効率よく仕事ができます。

昼食後は、15分程度仮眠をとると、午前の疲れを回復できるので午後の仕事の効率が上がります。
実際に横にならなくてもデスクで仮眠ができるデスクピローなどを活用しましょう。
脳の働きは午前中よりも低下しているので、商談などの相手のある仕事や、アイデイアの必要ない作業にあてるようにします。

そして大事なのは、終業時間以降にダラダラ仕事をしないことです。
就業時間が長くなればなるほど、集中力が低下し、仕事の質が下がり、時間もかかってしまうので、体内のリズムに合わせて効率よく仕事をすることが大切です。

その日しなくてはならない仕事を先送りしない

仕事の重要度や緊急性は低いが、長い目で見ると管理しておくべきことは、その日のうちにすませるようにし、貯めこまないようにすることも大事です。

具体的には、顧客情報や、名刺の管理です。
1日の量はそれほど多くなくても、週末になるとかなりの数になってしまい、顧客情報や名刺に書き込んでおくべきメモの内容もあやふやになってしまいがちです。
こういった作業は、午後のちょっとした時間のすきを見て、その日のうちに整理しておくようにしましょう。

全てを自分で抱え込まない

人に任せても良い仕事は、周囲の人に任せるようにすることも効率の良い仕事の仕方につながります。

何もかも自分でこなそうとすると、時間が足りなくなったり、仕事が雑になったりしてしまいがちです。
周囲の人に上手に仕事を配分することも、能力のうちの一つです。
そして自分自身の手でする仕事の質の高さにもつながります。

自分の得意とする範囲、自分の能力が発揮できる仕事に、時間をたっぷり使えるようなシチュエーションを作ることができるからです。

まとめ

人間の能力は、個人個人違いますが、同じ程度の能力を持った人間同士に差をつけるのは、仕事への取り組み方です。
自分自身の性格を良く見極め、自分の能力を発揮できる仕事の方法を見つけることが大切です。
そして自分が時間を無駄に使ってしまう傾向があれば、その理由を見つけましょう。

時間を無駄にしない為には、仕事を優先順位別に分けて管理し、重要度や緊急性の高い仕事から片づけていくこと、能率の上がる時間帯に仕事をすること、周囲の人の能力も見極め、賢く仕事を配分することを考えてみましょう。